Zarządzanie dokumentami i personalizacja dokumentów

Zarządzanie dokumentami oraz personalizacja dokumentów to dwa motywy zasadniczo powiązane z dokumentacją elektroniczną. Z zarządzaniem dokumentacją łączą się przeważnie takie czynności jak np. klasyfikowanie bądź też magazynowanie. Sama personalizacja natomiast to nieznacznie odchodzący temat od wspomnianego procesu zarządzania dokumentacją. Personalizacja skupia się bardziej wokół posiadaczy poszczególnych dokumentów. Korzystając z ksera w celu skserowania dowodu bądź wykonując kopie jakiegokolwiek dokumentu ulegamy personalizacji. Powyższe dwa wątki  scharakteryzujemy w sposób takiż, aby każdy poznał ich funkcje i wpływ.

Zarządzanie dokumentami – z informatycznego punktu widzenia administrowanie plikami na urządzeniu skomputeryzowanym to nic innego jak ich kategoryzowanie, dopasowywanie a także gromadzenie. Dokumentami w formie elektronicznej zarządza się o wiele swobodniej niż dokumentami papierowymi. W internecie znaleźć można również przeróżne programy automatyzujące poszczególne operacje a także repozytoria online, w których w każdym momencie można ulokować osobiste dane. Patrząc jednak na dokumenty w wersji papierowej widzimy nieco inne funkcje. Żeby właściwie zarządzać dokumentami w postaci papierowej musimy posiadać wyznaczone do tego miejsce oraz ludzi, którzy będą się tym zajmować. Coraz to częściej firmy rezygnują z dokumentacji papierowej na korzyść wersji elektronicznej, gdyż podejścia IT w znacznym stopniu dostosowują ich komfort pracy. E-dokumentacja jest także bardziej bezpieczna na kilku dyskach aniżeli materiały umieszczone w kilkunastu a nawet kilkudziesięciu archiwach. Zarządzanie to proces nadzwyczaj zawiły jak wtrąciliśmy w pierwszych linijkach naszego artykułu. Do całego procesu należą:  klasyfikowanie, gromadzenie oraz nieraz wartościowanie pojedynczych dokumentów. Podejście te jest coraz to systematyczniej oferowane przez zewnętrzne organizacje wyspecjalizowane w dziedzinie rozwiązań informatycznych.


Personalizacja dokumentów – ciężko jest wskazać na to szczegółowo czym jest personalizacja. Wiemy jedno – jest to postępowanie, w którym każdy z nas na pewno uczestniczył. Transfer danych osobowych na dokument w wersji cyfrowej również może być określone jako personalizacja dokumentu. Aczkolwiek proces ów zauważa się w czasie sporządzania dowodów osobistych. Z reguły personalizację dowodów wykorzystują organizacje państwowe, aczkolwiek coraz częściej zdarza się, że są to też organizacje prywatne. Personalizacja dokumentów jako osobna usługa jest już dostępna w necie, której udzielaniem zajmują się różne firmy komputerowe bądź informatyczne.

uid_bf56cb29dcf5dec70b926af2afd673ad1399281733819_width_700_play_0_pos_3_gs_0Dwa procesy bardzo ważne w terminologii e-dokumentów to personalizacja oraz zarządzanie dokumentami. Temat administrowania jest nam do tego czasu bardziej znajomy niż temat personalizacji, choć ów innowacyjny system postępowania z dokumentacją coraz częściej uzewnętrzniany jest w życiu prostego człowieka. Powinniśmy przyjrzeć się tym punktom z obydwu stron: w podobny sposób od strony informatycznej jak i administracyjnej.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *